"Gap Analysis" Como Herramienta Clave Para La Implementación y Mejora De Un Sistema De Gestión De Seguridad De Procesos

En el Departamento de Seguridad de Procesos de Ecopetrol diseñamos una herramienta para soportar el proceso de implementación del estándar de gestión en seguridad de procesos en las compañías del Grupo Ecopetrol, como un complemento a la implementación de los requerimientos legales. Esta herramienta la denominamos “Gap Analysis”, en ella se describen todos los requisitos (por cada subelemento del sistema de gestión) de nuestro estándar de seguridad de procesos y se establece un proceso de priorización (ABC de implementación) específicamente por requisito y no por subelemento. Para establecer la prioridad de los requisitos (A y DOBLE A) tuvimos en cuenta el análisis de causalidad de los incidentes de seguridad de procesos que hemos tenido en nuestra compañía en los últimos 10 años, así como el “Process Safety Fundamentals” de IOGP. Durante el ejercicio de aplicación de la herramienta, mediante una autoevaluación se puede seleccionar el nivel de implementación de cada requisito, así como las evidencias respectivas, para al final del ejercicio identificar un plan de cierre de brechas con los responsables definidos por área organizacional.

La aplicación del Gap Analysis inició desde el 2021 en Ecopetrol S.A y terminará en el primer trimestre de 2023 en algunas compañías filiales. Inicialmente realizamos un proceso de planeación donde se identificaron los participantes directos y transversales, posteriormente se realizaron cuatro pilotos en nuestra Vicepresidencia de Desarrollo de Producción liderados por el Gerente de cada área y soportados por nuestra área corporativa, desarrollamos un instructivo de aplicación y se realizaron sesiones de reto dirigidas posterior a los ejercicios, después de validados los pilotos se procedió a la ejecución en el resto de la organización. Paralelamente se desarrollaron los visualizadores para el monitoreo del avance del plan en todos los niveles (Estratégico, Táctico y Operativo).

El Gap Analysis es una herramienta complementaria al sublemento de evaluaciones (auditorías), sin reemplazar los ejercicios formales para tal fin. Como resultado de la implementación de esta herramienta se determino el tiempo de implementación de los requisitos mínimos del estándar en cada área de negocio y se establecieron los recursos necesarios para la implementación de los requisitos mínimos, a la fecha contamos con un avance del 59% en el cierre de acciones en la Vicepresidencia de Desarrollo de Producción y un plan de acción generado en la Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica.

Con esta herramienta hemos logrado un contacto más sencillo y estandarizado con las compañías filiales del Grupo Ecopetrol y visualizamos que este instrumento se puede aplicar ya sea en empresas que no tengan un sistema de gestión asociado a seguridad de procesos o en empresas que ya tengan implementado un sistema de gestión.

Claramente a través de este instrumento estamos logrando una intervención directa en los líderes y por consiguiente en la cultura de la organización. El desempeño en los indicadores proactivos y reactivos de seguridad de procesos de la compañía así lo avalan.