Gestión De Cambios Transitorios En Profertil SA

Manejo del
cambio – Gestión de Cambios Transitorios en Profertil SA

El Manejo del Cambio es uno de
los pilares fundamentales de la Gestión de Seguridad de Procesos. Como tal,
requiere de una actualización continua, que busque perfeccionar los sistemas para
una gestión del riesgo cada vez más eficiente y abarcativa.

Todo cambio que se realiza sobre
las instalaciones, tanto en el hardware como en el software o en las
condiciones de operación, podría implicar la aparición de nuevos riesgos, ya
sean personales, medioambientales o económicos, puesto que pueden alterarse las
condiciones de diseño del activo o sistema, sus características estructurales,
su resistencia, o su confiabilidad.

Desde la puesta en marcha de la
planta de Profertil SA en Bahía Blanca existe un sistema de gestión para el
Manejo del Cambio. Sin embargo, si bien las modificaciones permanentes siempre
tuvieron una gestión ordenada y documentada, se evidenciaban falencias en el
sistema en cuanto al asentamiento y documentación de los cambios transitorios, como
reparaciones rápidas o acciones para mitigar temporalmente desvíos. En muchas
ocasiones, a pesar de que el análisis de riesgo se realizaba en su debido
momento (previo a la implementación del cambio), la documentación del cambio se
formalizaba una vez que ya estaba implementada la modificación, o incluso
quedaba sólo como una línea en el Registro de Instrucciones y Novedades Operativas,
o una Orden de Trabajo futura para revertir el cambio.

Por un lado, este proceder le
quita eficiencia al sistema de gestión, y hace que las personas que intervienen
en el mismo pierdan credibilidad en el proceso de Manejo del Cambio. En el
largo plazo puede llevar a que se naturalice el hecho de hacer modificaciones
sin los análisis necesarios.

Por otro lado, la falta de
registro puede llevar al olvido, dejando como permanente un cambio que no
cumple con las especificaciones de diseño.

Por consiguiente, con el objetivo
de documentar las reparaciones y cambios temporales de una manera rápida que
permita evaluar, tratar y documentar el riesgo antes de implementar las modificaciones,
en Profertil se decidió dividir al sistema de Gestión del Cambio en dos
caminos, que varían en la rapidez del registro, pero no en la exhaustividad de
análisis.

Uno de ellos, el proceso de
manejo de cambios original, se utiliza para cambios permanentes o temporales,
que surgen a partir de una Iniciativa de Mejora la cual no requiere ser
implementada en forma inmediata. La gestión de este tipo de cambios consiste en
la validación de los Requisitos de Gestión del Cambio enunciados en la norma OSHA
1910.119[1] por parte de los profesionales que correspondan. A modo de
ejemplo, el Ingeniero que hizo la ingeniería debe confirmar que las bases
técnicas están documentadas, el Ingeniero de Seguridad de Procesos debe
verificar que se hizo un análisis de riesgo adecuado y que el mismo está
documentado, etc.

El otro camino, tiene un proceso
de carga más rápido, y se utiliza para evaluar, tratar y registrar las
reparaciones temporales de contingencia o las acciones para mitigar
temporalmente un desvío. Este sistema, denominado Registro de Cambios
Transitorios, se rige por los siguientes puntos, basados en las normas OSHA
1910.119[2],
API 510[3]
y API 570[4]:

•       Se pueden realizar reparaciones temporales en recipientes a
presión/cañerías siempre que el inspector y el ingeniero consideren que la
reparación hará que el recipiente/línea sea apto para el servicio continuo
hasta que se pueda realizar la reparación permanente.

•       Deben analizarse el riesgo de operar con la reparación temporal y el
riesgo de la tarea de reparación.

•       Las
reparaciones temporales deben ser reemplazadas por reparaciones permanentes
adecuadas en la primera oportunidad que se presente.

•       Las
reparaciones temporales deben inspeccionarse periódicamente hasta que sean
revertidas.

•       Los
cambios temporales deben tener una fecha de reversión especificada.

Para cumplir con estos
requerimientos, el flujo de trabajo del sistema consiste en una carga inicial
de la información referida al cambio: ubicación técnica, motivo de la
modificación, plazo estimado para la reparación definitiva y descripción
detallada del cambio (qué se va a hacer, cómo, materiales a utilizar, especificaciones
técnicas, entre otros).

Luego se debe avanzar a la etapa
principal, la realización del Análisis de Riesgo General. En el mismo deben
participar todas las áreas de las cuales se requiere opinión y consentimiento:
Ingenieros de Confiabilidad, Procesos, Seguridad de Procesos, Producción,
Líderes Operativos, personal de Mantenimiento, de Medio Ambiente y Seguridad, y
demás disciplinas que fueran necesarias.  Por defecto, el método a utilizar es
un análisis “¿Qué Pasa si?”, que utiliza la matriz de riesgo de Profertil para
ponderar el riesgo de operar con una reparación temporal y definir si es
Aceptable o No Aceptable.

También en necesario hacer un
análisis de riesgo de la tarea, específico para evaluar los riesgos de la persona
que ejecuta la reparación.

En caso de aprobarse ambos
análisis, el sistema exige la aprobación por parte del Supervisor de Turno de
Producción, y el aval final del Ingeniero de Seguridad de Procesos, quien debe
cerciorarse de que los análisis de riesgo tienen la calidad necesaria, y de que
el mismo es Aceptable.

En caso de que alguno de los
Análisis de riesgo diera como resultado que el mismo no es Aceptable, el cambio
será presentado al Comité Técnico de Decisión, integrado por las Jefaturas y
Gerencia de Operaciones Industriales, para su tratamiento.

El tratamiento del mismo puede
implicar, evitar el riesgo al decidir no implementar el cambio,
proponer y apoyar acciones para modificar la probabilidad y/o las consecuencias
o aceptar el riesgo mediante una decisión informada.Para cumplir con el
último de los requerimientos antes mencionados, evitar que las reparaciones
temporales queden implementadas de manera permanente, los plazos presentan
vencimientos. Por último, y como complemento a este punto, para poder cerrar el
Registro el sistema requiere cargar el número de Orden de Trabajo donde se pide
revertir el cambio, con el fin de asegurarse de que el mismo está programado.

En conclusión, la intención de
este sistema es agilizar el proceso de registro y evaluación de los cambios
rápidos, pero no reducir la intensidad del análisis. Para no tomar riesgos
inaceptables, es fundamental que la evaluación de riesgo se haga antes de
implementar las modificaciones. Un correcto manejo de cambios es uno de los
factores principales para la operación segura.